学术委员会电子意见箱于2014年1月19日正式开通以来，收到了来自广大师生的诸多封来信。来信内容涉及方面较广：如我校应用物理系博士生导师认定及硕士生招生问题、机关行政服务评价管理制度建设问题、教师职称评定及调动青年教师科研积极性问题、学术论文分类问题、“青年教师师德建设及板书设计竞赛”的问题、开通外文资料下载及开通web of science资源服务的建议、研究生国家奖学金发放问题及开学前学生宿舍的住宿问题等。这些信件，既有反映学校各方面现存问题的意见信，也有为学校发展建设提供建议和计策的建议信。秘书处按照工作程序将这些邮件分类登记、整理分析，并对其中大部分信件进行了先期回复。
在对意见信件的处理过程中，我们进一步思考了学术委员会的工作职责和工作方式，并专门就意见箱使用问题提交了召集人会议讨论研究。
为更好的履行学术委员会的工作职责，为学校发展建设服务，为广大师生参与民主管理服务，我们希望通过该意见箱能够更加密切地将学术委员会与学校和师生联系在一起，共谋学校发展大计。我们欢迎大家积极建言献策，同时为了更高效地发挥学术委员会的作用，现向大家简要介绍并说明学术委员会意见箱的信件处理流程。
（1）学术委员会按照学术委员会章程和学校章程，统筹行使对学术事务的决策、审议、评定和咨询等职权。学术委员会每月不定期召开召集人会议、专委会会议、分委会会议等，研究商讨相关事宜。意见箱中收集到的和学术相关的建议和意见等，都将集中在上述会议召开时向委员们呈报，必要时提请委员们审议、决策，或做出处理意见。
（2）由于学校的现代大学管理模式仍在探索，学术委员会刚刚成立，并且学术委员会并非一级行政机构，行使的权力仅限于与学术事务相关的决策、审议、评定和咨询等范畴。因此，一些事项的决策和处理可能仍然需由相应的主管行政部门来做出。对于来信中所涉及的和学术相关、但属于行政职能部门或服务机构负责的有关方面的意见和建议，我们将在每个月初，统一报送给学校办公室，由他们将意见和建议转交给相关部门进行处理。如果必要我们会尽可能在我们的相关工作中予以考虑或对事项的处理情况进行必要的跟踪和反馈。
（3）对于来信中所涉及和学术不相关的意见和建议，还请您直接向相关部门进行反映以便尽快得到解决或答复，当然，我们会同样给予关注并在工作中做必要的考虑。
（4）学术委员会目前正在积极探索有效的运行模式，力争尽快搭建起以学术委员会为核心的学术治理体系，也希望您就这个方面为我们提供更多更好的意见和建议，一起为学校早日实现“教授治学、民主管理”而努力。
（5）请您尽量使用实名来信。
最后，感谢您对学术委员会的信任和对我们工作的大力支持！顺祝学习、工作进步！
河北工业大学学术委员会
二○一四年三月二十日